Mejora continua de los procesos

Para hacer que los procesos sean más efectivos y lograr aumentar la calidad y productividad, es necesario configurar y desarrollar un proyecto de mejora aplicado a los procesos seleccionados. Este plan tiene varias etapas:

• Definición de los procesos a abordar: en esta primera etapa se definen los procesos a mejorar, se realiza con un trabajo de intercambio de información con la organización, la que presenta sus necesidades u objetivos a lograr.
• Análisis de la situación: con un relevamiento del estado de situación que permita entender la necesidad y definir los objetivos del proyecto.
• Definición del plan de trabajo: el paso anterior permitirá definir los lineamientos del proyecto a realizar en forma de un plan de trabajo con etapas, acciones, recursos, responsables y fechas. Así mismo se establecerán los indicadores por medio de los cuales evaluar el avance del proyecto.
• Desarrollo del plan de trabajo: será puesto en práctica el plan de trabajo definido en el paso anterior, utilizando métodos, técnicas y herramientas conocidas para la mejora del proceso.
• Auditoría del proceso: serán realizadas auditorías para evaluar el estado del proceso, que será reflejado en un informe de avance a la dirección o responsable del proyecto.
• Evaluación final y cierre: con las evaluaciones periódicas cuyos resultados establezcan que los objetivos fueron alcanzados, será cerrado el proyecto y descripto en el informe final.

Auditorías de procesos

Como forma de verificar la situación de un proceso frente a los requisitos de los sistemas de gestión, es necesario realizar auditorías para evaluar el estado del proceso. Las mismas se realizan conforme a los requerimientos de la organización o a un cronograma establecido. Esto garantiza:

• Conocer en detalle cómo trabaja nuestro potencial o actual proveedor.
• Anticipar la detección de posibles causas de problemas de Calidad o entrega.
• Determinar por área, campo o actividad concreta las necesidades de mejora en los procesos del proveedor.
• Asegurar que el producto adquirido cumplirá con los requisitos del diseño.
• Asegurar que el producto estará disponible en tiempo y forma para la organización.

Resolución de problemas

Resolver problemas es una actividad y como tal debe ser entendida y aprendida como cualquier otra, esto permite lograr especialistas que entiendan este proceso y apliquen los métodos seleccionados para que así sea.

La propuesta es iniciar el proceso con la definición de un Método de Análisis de Causa Raíz a utilizar en todos los sectores de la organización y para cada caso en particular, de tal forma de que todos se enfoquen en métodos comunes, compartidos y alineados.

Luego será definido el proceso que dará origen al Método de Gestión de Soluciones, el cual permitirá integrar la totalidad de las soluciones definidas por los diferentes métodos, evaluar y validar su aplicación y transferir los conocimientos a otros procesos similares en un esquema de lecciones aprendidas y transmisión de conocimiento.

Estos dos métodos pueden aplicarse en forma separada o en forma conjunta, tomando las herramientas y técnicas utilizadas en la organización o los mecanismos de aplicación y seguimiento de soluciones existentes. Será posible instalar un Método de Resolución de Problemas ajustado a la organización, conformado por cuatro componentes:

• Planificación: es fundamental definir las estrategias, metas y objetivos del sistema antes de iniciar su aplicación, estás deben estar alineadas con los mismos de la organización, los que se toman como referencia. Para medirlos serán definidos los indicadores correspondientes enfocados a cada proceso en particular, los cuales integrarán el sistema. También serán seleccionados los tipos de eventos a integrar el sistema, su clasificación y seguimiento. Un punto fundamental serán los recursos asignados al sistema en general.
• Investigación: En esta etapa será aplicado el Método de Análisis de Causa Raíz.
• Seguimiento: En esta etapa será aplicado el Método de Gestión de Soluciones.
• Resultados: Para medir la efectividad del sistema deberá considerarse la evaluación de los resultados, que serán comparados con las estrategias, metas y objetivos definido en la primera etapa, junto a sus indicadores que describirán su evolución. Sin medición y evaluación de resultados no es posible determinar la eficacia del sistema, esos también comprenderán la medición de la efectividad de los recursos aplicados. Todo traerá aparejado un conocimiento que la organización incorporará as u estructura, como también las lecciones aprendidas de la investigación y solución de los eventos.

Método de las 5S

La mejora continua es una actividad que debe ser instalada en la organización más que como una práctica cómo una filosofía. Dentro de las actividades relacionadas con ella existe una actividad que es la que puede considerarse como el inicio del camino, es la aplicación del Método de las 5S.

Las 5 S es un método que contribuye a la mejora de las condiciones de los lugares de trabajo, produciendo mejores condiciones en los procesos técnicos y administrativos, previniendo accidentes y mejorando las condiciones generales de trabajo.

Es un método japonés creado en Toyota en década del ´60 y emplea una forma sistemática de aplicación, para lograr avances y, sobre todo, para mantener las mejoras alcanzadas. Se aplica a todo tipo de organizaciones, manufactureras como prestadoras de servicios.

Consta de 5 etapas cuyas palabras de origen japonés que significan:

• Seiri: clasificación y descarte.
• Seiton: organización.
• Seiso: limpieza.
• Seiketsu: estandarización.
• Shitsuke: disciplina.

Este método permite tener beneficios como:

• Mejora de las condiciones de trabajo.
• Mejora de la motivación del personal.
• Mejorar la seguridad.
• Reducción de costos.
• Mejora de la calidad.
• Contribuye a mejorar la cultura de la organización.
• Mejora del entorno estético.